1. Objeto

Estos Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan la relación entre Ki Planner S.A.S., identificada con NIT 901.753.233-9 (en adelante, "Ki"), y el establecimiento que contrata el servicio Ki Connect (en adelante, el "Cliente"). La aceptación de estos Términos, junto con la orden de servicio o cotización aplicable y la Política de Privacidad de Ki Connect, constituye el contrato entre las partes.

2. Definiciones

• Servicio o Plataforma: El software de gestión Ki Connect, ofrecido en modalidad de software como servicio (SaaS).
• Cliente: La persona natural o jurídica que contrata el Servicio. Como lo es, una clínica, consultorio, spa, gimnasio, centro de estética o negocio similar.
• Usuarios Autorizados: El personal del Cliente (por ejemplo, administradores, coordinadores, recepcionistas, especialistas y profesionales) habilitado para usar la Plataforma.
• Usuario Final: Persona natural atendida por el Cliente (paciente, cliente o miembro, según la actividad del establecimiento), o que usa el módulo de exámenes.
• Módulos: Funcionalidades del Servicio, tales como agenda, gestión de usuarios finales, exámenes, inventario, facturación y comunicaciones.
• Suscripción: El plan contratado por el Cliente, con su modalidad, ciclo y límites.

3. Descripción del Servicio

Ki Connect es una plataforma en la nube que permite al Cliente gestionar su operación. Según el plan contratado, el Servicio puede incluir:

• Agenda y calendario de citas o sesiones.
• Gestión de usuarios finales y sus datos de contacto.
• Módulo de exámenes, en establecimientos de salud: carga, organización y compartición de resultados por parte del usuario final.
• Inventario y catálogo de servicios.
• Facturación y cobro.
• Comunicaciones operativas con usuarios finales por WhatsApp, SMS o correo.

Ki puede en cualquier momento y sin previo aviso mejorar, modificar o descontinuar funcionalidades del Servicio. No obstante, los cambios que afecten de forma material la operación del Cliente se comunicarán con antelación razonable.

4. Planes, suscripción y facturación

• El Servicio se ofrece bajo distintas modalidades: prueba gratuita, plan sin costo con funcionalidades limitadas y planes de pago.
• Los planes de pago se facturan por ciclos mensuales o anuales, según lo contratado.
• Cada plan define límites de uso (por ejemplo, número de exámenes por mes, usuarios y almacenamiento). El uso por encima de los límites puede requerir un cambio de plan.
• Los precios, impuestos y condiciones comerciales se establecen en la orden de servicio o cotización aplicable.
• Los pagos se procesan a través de una pasarela de pagos. El Cliente autoriza los cobros correspondientes al plan contratado.
• La Suscripción se renueva automáticamente al final de cada ciclo, salvo cancelación previa por el Cliente, comunicada con al menos treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de renovación.
• La mora en el pago faculta a Ki a suspender el acceso al Servicio hasta la regularización, sin perjuicio del cobro de los valores adeudados.

5. Obligaciones del Cliente

• Actuar como Responsable del Tratamiento de los datos de sus usuarios finales y obtener las autorizaciones necesarias conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Utilizar el Servicio conforme a la ley, a la normativa y buenas prácticas aplicables a su actividad y a estos Términos.
• Garantizar la veracidad y actualización de la información que registra.
• Custodiar las credenciales de sus Usuarios Autorizados y responder por el uso que estos hagan de la Plataforma.

El Cliente y sus Usuarios Autorizados se abstendrán de:

• Suministrar información falsa, engañosa o fraudulenta, o suplantar la identidad de terceros.
• Cargar contenido ilícito o usar el Servicio para fines distintos a la gestión de su operación.
• Reproducir, distribuir o explotar el Servicio o sus contenidos fuera de la licencia otorgada.
• Dañar, sobrecargar, deteriorar o interferir con el funcionamiento de la Plataforma.
• Ceder, revender o compartir el acceso a la Plataforma con terceros no autorizados.

En caso de que se configure alguno de estos últimos supuestos, Ki podrá suspender el servicio de manera inmediata, sin necesidad de realizar ningún tipo de notificación al Cliente.

6. Obligaciones de Ki

• Prestar el Servicio con diligencia y conforme a estos Términos.
• Actuar como Encargado del Tratamiento respecto de los datos gestionados por el Cliente, según la Política de Privacidad de Ki Connect.
• Mantener medidas de seguridad apropiadas para proteger la información.
• Prestar soporte al Cliente por los canales habilitados.
• Notificar sin demora indebida al Cliente los incidentes de seguridad que afecten sus datos.

7. Propiedad intelectual

Ki es titular de todos los derechos sobre el Servicio, incluido el software, el código, la marca, los diseños y la documentación. Ki otorga al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, vigente mientras dure la Suscripción.

El Cliente no podrá copiar, modificar, descompilar ni realizar ingeniería inversa sobre el Servicio, ni suprimir o alterar los avisos de propiedad intelectual de Ki. El Cliente conserva la titularidad de sus datos y de los datos de sus usuarios finales. Ki no adquiere derechos sobre dichos datos más allá de los necesarios para prestar el Servicio. Si el Cliente envía sugerencias o comentarios sobre el Servicio, Ki podrá usarlos sin restricción para mejorar el producto.

8. Tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales en el marco del Servicio se rige por la Política de Privacidad de Ki Connect, que forma parte integral de estos Términos. En dicho marco, el Cliente es Responsable del Tratamiento de los datos de sus usuarios finales y Ki actúa como Encargado, salvo en el módulo de exámenes, donde el usuario final controla directamente sus datos y Ki actúa como Responsable frente a ese flujo.

9. Disponibilidad y soporte

Ki procura mantener el Servicio disponible de forma continua y realiza sus mejores esfuerzos para minimizar las interrupciones. Ki podrá realizar mantenimientos programados, que comunicará con antelación razonable cuando sea posible. Ki no garantiza que el Servicio opere de forma ininterrumpida o libre de errores.

10. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, y a usarla únicamente para los fines del Servicio. Esta obligación subsiste tras la terminación del contrato.

11. Limitación de responsabilidad y garantías

• Ki provee una herramienta de gestión. Por lo tanto, es claro que Ki no presta servicios de salud, bienestar ni estética, ni asesoría profesional. La atención de los usuarios finales y las decisiones profesionales son responsabilidad exclusiva del Cliente y sus profesionales.
• Ki no responde por la exactitud de los datos ingresados por el Cliente o por los usuarios finales.
• La extracción automatizada de resultados de exámenes es una función de apoyo y puede requerir verificación humana. Ki no responde por decisiones tomadas únicamente con base en datos extraídos de forma automática.
• El Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantías implícitas más allá de las exigidas por la ley.
• En la medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Ki frente al Cliente se limitará al valor efectivamente pagado por este durante el periodo correspondiente a la duración del plan contratado. Ki no responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de datos atribuible a causas ajenas a Ki.

12. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a Ki, sus socios, administradores, empleados y agentes frente a cualquier reclamación, demanda, sanción, pérdida o gasto (incluidos honorarios de abogados) que se derive de:

• El uso del Servicio por parte del Cliente o de sus Usuarios Autorizados.
• El incumplimiento de estos Términos o de la normativa aplicable a su actividad.
• La falta de las autorizaciones de tratamiento de datos que el Cliente debe obtener de sus usuarios finales.
• La infracción de derechos de terceros, incluidos los de propiedad intelectual.
• Las reclamaciones de sus usuarios finales relacionadas con la prestación de los servicios del Cliente.

En tales casos, el Cliente asumirá la defensa de Ki cuando esta lo solicite y cubrirá los costos asociados.

13. Vigencia, suspensión y terminación

• El contrato rige mientras el Cliente mantenga una Suscripción activa.
• Cualquiera de las partes puede terminar el contrato en cualquier momento con un preaviso de treinta (30) días calendario, sin perjuicio de las obligaciones pendientes. La terminación no genera penalidad y los valores correspondientes al periodo ya pagado no son reembolsables.
• Ki puede suspender o terminar el Servicio por mora en el pago aún sin realizar requerimiento previo al Cliente, incumplimiento grave y reiterado de estos Términos o riesgo de seguridad.
• Terminado el contrato, cesa el acceso al Servicio. Ki entregará al Cliente los datos que solicite en un formato estructurado y procederá a su eliminación según los plazos de la Política de Privacidad.

14. Modificaciones a los Términos

Ki puede modificar estos Términos en cualquier momento, siempre que no afecten el funcionamiento normal del Servicio. Las modificaciones materiales se comunicarán al Cliente con al menos quince (15) días hábiles de antelación. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigencia de los cambios constituye su aceptación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de que los cambios entren en vigencia.

15. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier controversia relacionada con su interpretación, ejecución o terminación, las partes deberán agotar previamente una etapa de arreglo directo por un término de treinta (30) días calendario, contado desde la fecha en que una de ellas comunique por escrito a la otra la existencia de la controversia. Durante este período, podrán acudir a mecanismos de resolución de conflictos previstos en la ley, como la conciliación. Si vencido dicho término no se logra un acuerdo, cualquiera de las partes podrá someter la controversia al conocimiento de los jueces de la República de Colombia.

16. Misceláneos

• El Cliente no puede ceder el contrato sin autorización previa y escrita de Ki. No obstante, Ki puede ceder el contrato a una sociedad vinculada o sucesora.
• Si una cláusula resulta inválida, las demás conservan su plena vigencia.
• Las notificaciones entre las partes se harán por los correos electrónicos registrados.
• Estos Términos, la orden de servicio y la Política de Privacidad constituyen el acuerdo íntegro entre las partes sobre el Servicio.

17. Contacto